Onafhankelijk voorzitter

Een bespreking met veel belangen en com-plexe zaken? Te lange vergaderingen waarbij de kern niet wordt geraakt of stroperige besluitvorming?

Een onafhankelijk en neutrale voorzitter ondersteunt teams bij een effectieve en resultaatgerichte wijze van communiceren en besluitvorming.

De zebra staat voor mij voor deze onaf-hankelijkheid. Eeuwenlang hebben mensen geprobeerd zebra’s, net zoals paarden en ezels te domesticeren maar dat is nooit gelukt.

Foto: Tarangire National Park in Tanzania.

Of je nu een gesprek voert met 2 personen of met 20 personen, in de dynamiek van een gesprek gebeurt er veel: verschillende persoonlijkheden en belangen, uiteenlopende meningen, onduidelijke doelen en daardoor vaak ineffectieve communicatie patronen en trage besluitvorming.

We kennen allemaal de vergaderingen waarbij de energie wegstroomt, er geen besluiten worden genomen en steeds dezelfde mensen aan het woord zijn.

Een bijeenkomst of vergadering voorzitten is geen makkelijke opgave.

In bijeenkomsten waar veel belangen spelen en waarbij gevoeligheden, irritaties en zelfs conflicten op de loer liggen kan een onafhankelijk gespreks-voorzitter het team helpen het juiste gesprek te voeren.

Vaak betekent dit dat het team los moeten komen uit de inhoud en met elkaar het gesprek gaat voeren wat er nodig is om deze situatie te doorbreken.

We voeren dan het gesprek over de 3as van Beleving, Behoefte en Belang, met het doel dat alle teamleden gehoord worden en weer begrip en aansluiting vinden bij elkaar.

Er zijn gesprekken of bijeenkomsten waarbij het zinvol is om een onafhankelijk en onpartijdig gespreks-voorzitter in te zetten bijvoorbeeld:

als er meerdere belangen in het spel zijn;
als er lastige onderwerpen besproken worden en de kern nog niet geraakt is;
als er besluiten genomen moeten worden waarbij wel alle verschillen en meningen op tafel komen;
als de teamleden zich volledig willen richten op de inhoud van het gesprek en niet op de voorzittersrol;
als teams gereflecteerd willen worden op de wijze van vergaderen en besluitvorming.

Een onafhankelijk gespreksvoorzitter legt de brug en maakt verbinding tussen de verschillende partijen, belangen en standpunten tijdens een gesprek. De brug van de Petronas Twin Towers in Kuala Lumpur is bedoeld als vluchtroute naar de andere toren bij een escalatie.

Een onafhankelijk gespreksvoorzitter voorkomt escalatie en ‘vluchten’ en faciliteert een open dialoog waarbij zowel de inhoud, het proces als de samenwerking aandacht krijgen.